Richtlinie zum Schutz von hinweisgebenden Personen (sogenannten Whistleblowern) im Sozialdienst katholischer Frauen e.V. Berlin

Zweck und Umfang 

Der Sozialdienst katholischer Frauen e.V. Berlin genießt hinsichtlich seines sozialen Engagements, seiner professionellen Arbeit in der Eingliederungshilfe für Menschen mit Beeinträchtigung, in der Jugendhilfe, in der Hilfe für wohnungslose Frauen sowie in der sozialen Beratung und Unterstützung von Frauen und ihren Familien einen guten Ruf bei den Zielgruppen seiner Arbeit, bei Partnern und Behörden sowie bei Spender*innen und Unterstützern. Doch ist auch der Sozialdienst katholischer Frauen e.V. Berlin, wie alle anderen Organisationen, nicht vor dem Risiko gefeit, dass etwas falsch läuft oder Fehlverhalten vorkommt. Der Sozialdienst katholischer Frauen e.V. Berlin verpflichtet sich, solches Fehlverhalten, besonders Betrug, Korruption und den Missbrauch von Macht, zu verhindern.

Der Sozialdienst katholischer Frauen e.V. Berlin ruft alle Mitarbeitenden in der Geschäftsstelle und in den Bereichen seines sozialen Engagement, seine Klient*innen, Assistenznehmer*innen und Werkstattbeschäftigten, seine Kooperations- und Geschäftspartner, seine Lieferanten und Dienstleister, seine Spender*innen und sonstigen Unterstützer sowie örtliche Behörden oder die allgemeine Öffentlichkeit dazu auf, Vorfälle zu melden, die nicht im Einklang mit dem Leitbild und der Satzung des Sozialdienstes katholischer Frauen e.V. Berlin stehen, besonders jedes wahrgenommene Fehlverhalten.

Diese Hinweisgeberschutzrichtlinie dient dem Zweck, im Falle der Wahrnehmung von Fehlverhalten zu unterstützen, Hilfestellung hinsichtlich der Verfahrensweise zu bieten und Ansprechpartner zu benennen.

Diese Richtlinie bezieht sich auf das Verhalten aller für den Sozialdienst katholischer Frauen e.V. Berlin tätigen Personen, egal ob es sich dabei um in Voll- oder Teilzeit beschäftigte hauptamtliche Mitarbeitende, geringfügig Beschäftigte, Ehrenamtliche, Honorarkräfte oder Praktikant*innen, FSJler oder Bundesfreiwilligendienstleistende handelt und unabhängig von ihrem Vertragsverhältnis. Sie alle werden innerhalb dieses Dokuments unter dem Begriff Mitarbeitende zusammengefasst.

Definition

“Fehlverhalten” im Sinne dieser Richtlinie kann die im Folgenden genannten Elemente umfassen, ist aber nicht auf diese begrenzt: Betrug, Unterschlagung, Korruption, weitere Straftaten, das Verschweigen von Interessenkonflikten oder Machtmissbrauch – inklusive sexueller Ausbeutung.

Vorgehensweise beim Melden von Verdachtsfällen  

Für Mitarbeitende des Sozialdienstes katholischer Frauen e.V. Berlin: Wenn Sie der Überzeugung sind, dass das Vorgehen einer*s oder mehrerer Mitarbeitenden ein Fehlverhalten darstellt, sollen Sie diese Bedenken Ihrer*m Vorgesetzten melden. Sollten Sie aus berechtigtem Grund Unbehagen verspüren, dies mit Ihrer*m Vorgesetzten zu klären oder negative Konsequenzen für sich selbst befürchten, etwa Repressalien, ungerechte Behandlung oder Entlassung, können Sie auch die*den übergeordneten Vorgesetzte*n kontaktieren.

Für Klient*innen, Assistenznehmer*innen und Werkstattbeschäftigte, für Spender*innen und sonstige Unterstützer oder für die allgemeine Öffentlichkeit, für Mitarbeitende von Kooperations- und Geschäftspartnern, von Lieferanten und Dienstleistern sowie von örtlichen Behörden: Sie sollten Ihre Bedenken den Fachkräften vor Ort oder anderen Mitarbeitenden des Sozialdienstes katholischer Frauen e.V. Berlin, beispielsweise den zuständigen Gruppen-, Team- oder Bereichsleitungen melden.

Unter außergewöhnlichen Umständen, unter denen es nicht angemessen wäre, der*m Verantwortlichen bzw. der*m übergeordneten Vorgesetzten Bericht zu erstatten, können Sie die Angelegenheit mit der ernannten Ombudsperson besprechen.

Bitte nehmen Sie in Ihre Beschwerde alle Details der betreffenden Angelegenheit und jeden verfügbaren Beweis auf. Erwähnen Sie auch, ob Sie wünschen, dass Ihre Identität vertraulich bleiben soll. Wenn Sie eine Beschwerde an die Ombudsperson richten, dann nennen Sie bitte auch den Grund, warum sich die zuständige Gruppen-, Team- oder Bereichsleitung oder die Geschäftsführung des Sozialdienstes katholischer Frauen e.V. Berlin nicht mit der Angelegenheit beschäftigen soll.

Der Sozialdienst katholischer Frauen e.V. Berlin fördert keine anonyme Berichterstattung und kann nur dann weiter vorgehen, wenn Beschwerden die Kontaktdaten des Beschwerdestellers beinhalten.

Sie können den Namen der aktuellen Ombudsperson des Sozialdienstes katholischer Frauen e.V. Berlin und deren Kontaktdaten auf der Homepage des Sozialdienstes katholischer Frauen e.V. Berlin sowie am Ende dieses Dokuments finden. Diese wird die Hinweise vertraulich bearbeiten. Beschwerden können per E-Mail an die Ombudsperson unter der untenstehenden E-Mail-Adresse gerichtet werden.

Umgang mit Hinweisen

Alle Fälle von Aufdeckungen werden ernstgenommen und nach dem folgenden Verfahren behandelt:

  1. Im Falle, dass Vorgesetzten Vorfälle bekannt werden und die Angelegenheit ihren Verantwortungsbereich betreffen, ist die*der Vorgesetzte verpflichtet, die eingegangene Beschwerde zu bestätigen[1], die Angelegenheit zu bewerten und weiter nachzuforschen, der*dem Beschwerdeführer*in den notwendigen Schutz zukommen zu lassen, und in angemessener Weise so vorzugehen, dass das gemeldete Fehlverhalten beendet wird. Sollte die Führungskraft der Auffassung sein, die Angelegenheit wäre außerhalb ihres Verantwortungsbereichs, so hat sie die Sache an die Bereichsleitung oder, wo dies angemessen erscheint, an die Ombudsperson weiterzuleiten, damit sich diese darum kümmern kann.
  2. Sollten die*der Hinweisgeber*in persönliche Interessen innerhalb der erhobenen Angelegenheit haben, müssen sie dies von Anfang an mitteilen.
  3. Jeder gemäß dieser Richtlinie erfolgte Hinweis wird schriftlich bestätigt, um so zu bekräftigen, dass der Sozialdienst katholischer Frauen e.V. Berlin die Sache weiter untersuchen und zu gegebener Zeit auf Ihre Beschwerde antworten wird.
  4. Die Ombudsperson wird sich mit der Angelegenheit befassen und jeder gemeldeten Beschwerde unabhängig, objektiv und vertraulich nachgehen.
  5. Eine erste Bewertung, Klärung oder Untersuchung der gemeldeten Angelegenheit sollte binnen zwei Wochen nach deren Aufdeckung erfolgen. Dauer und Umfang der Bewertung und Untersuchung hängen von der Materie des Vorfalls ab. In den meisten Fällen wird eine erste Bewertung erfolgen, um zu entscheiden, ob eine detailliertere Untersuchung nötig ist oder ob der gemeldete Vorfall zum Beispiel auf Falschinformationen beruht.
  6. Jede Untersuchung findet ohne Ansehen der Beziehung, die eine Person zum Sozialdienst katholischer Frauen e.V. Berlin hat, ohne Ansehen von deren Position oder der Dauer ihres Dienstverhältnisses bzw. ihrer Mitarbeit statt.
  7. Es können von der*von dem Hinweisgeber*in während der ersten Bewertung der Angelegenheit oder auch im Zuge der Untersuchung weitere Informationen verlangt werden.
  8. Wenn eine Untersuchung durch die Ombudsperson eingeleitet wird, ist diese auch dafür verantwortlich, den Untersuchungsbericht zu prüfen.
  9. Nach erfolgter Untersuchung werden Maßnahmen eingeleitet – dies könnte ein Disziplinarverfahren bedeuten oder die Weitergabe von Informationen an externe Behörden, wenn ein Verbrechen begangen wurde.
  10. Die*Der Hinweisgeber*in erhält eine schriftliche Mitteilung[2] über den Ausgang der Bewertung und Untersuchung.

Schutz für Whistleblower*innen

Whistleblower*innen werden dagegen geschützt, dass ihre Enthüllungen zu Benachteiligungen führen, unabhängig auf welcher Ebene (Vorgesetzte oder Ombudsperson) die Beschwerde erhoben wurde. Mitarbeitende, die guten Glaubens als ernst anzusehende Bedenken vorbringen und das beschriebene Verfahren nutzen, werden weder entlassen noch müssen sie als Folge der gemeldeten Beschwerde, ungerechtfertigte Disziplinarmaßnahmen oder ungerechte Behandlung befürchten, selbst wenn sich die Bedenken als unbegründet erweisen sollten.

Wenn Whistleblower*innen zu der Auffassung kommen sollten, dass sie als Folge ihres Vorgehens an ihrem Arbeitsplatz Nachteile erleiden, sollten sie unmittelbar ihren Vorgesetzten oder, wenn ihnen dies nicht geeignet erscheint, dessen übergeordneter*m Vorgesetzten oder die Personalabteilung informieren. Mitarbeitende oder Vorgesetzte, die jemanden, die oder der gemäß dieser Richtlinien Bedenken vorgetragen hat, ungerecht behandeln oder Vergeltungsmaßnahmen treffen, werden disziplinarisch belangt.

Diese Zusicherung findet keine Anwendung da, wo eine Person auf bösartige Weise eine Angelegenheit zur Sprache bringt, von der sie weiß, dass sie unrichtig ist oder die selbst auf irgendeine Weise in den Sachverhalt verwickelt ist.

Es werden alle Anstrengungen unternommen, die Identität der*s Whistleblower*in vertraulich zu halten. Es kann aber in der Natur einer erteilten Information liegen oder auch durch die Notwendigkeit weiterer Nachforschungen bedingt sein – z.B. bei kriminellen Vorfällen, die an Behörden weitergegeben werden müssen – dass die Identität der*s Whistleblower*in bekannt wird. In solchen Fällen wird es mit der*m Whistleblower*in vorab, noch bevor weitere Schritte erfolgen, erörtert, welche Auswirkungen der Fall auf die Vertraulichkeit haben kann. Um eine mögliche Untersuchung nicht zu gefährden, wird die*der Whistleblower*in gebeten, die Tatsache, dass sie oder er Bedenken angemeldet hat, geheim zu halten, ebenso wie die Namen involvierter Personen.

Falsche Auskünfte

Der Sozialdienst katholischer Frauen e.V. Berlin wird alle Meldungen über Fehlverhalten ernsthaft behandeln und Personen schützen, die in gutem Glauben Beschwerden vortragen. Allerdings kann disziplinarisch oder juristisch gegen Hinweisgebende vorgegangen werden, die Hinweise oder Auskünfte erteilen, von denen sie wissen, dass diese falsch sind.

Inkrafttreten

Diese Richtlinie zum Schutz von hinweisgebenden Personen wurde beschlossen vom Vorstand des Sozialdienst katholischer Frauen e.V. Berlin und tritt mit Wirkung vom 01.05.2022 in Kraft.

 

Folgende Person wurde zur Ombudsperson bestimmt:

Frau Kathrin Wroblewski  

Nutzen Sie bitte für schriftliche Mitteilungen untenstehende E-Mail-Adresse:

hinweisgeberschutz@skf-berlin.de

[1] Die Bestätigung muss durch die Person erfolgen, gegenüber der die Beschwerde erhoben wurde.

[2] Die schriftliche Mitteilung an eine*n Beschwerdesteller*in muss durch die Ombudsperson bzw. Mitarbeitende oder Führungskräfte des Sozialdienstes katholischer Frauen e.V. Berlin erfolgen, die mit dem Fall befasst waren